個人情報利用停止請求制度の利用方法

1．情報公開制度の手続きの流れ

【4】個人情報利用停止請求制度の利用方法

独立行政法人医薬基盤研究所（以下「研究所」という。）における保有個人情報利用停止請求制度の利用方法（個人情報利用停止請求から個人情報利用停止までの流れ）を説明いたします。

【開示請求の流れ】

研究所は、独立行政法人等の保有する個人情報の保護に関する法律（以下「法」という。）に基づき、個人情報の利用停止を次の手順によって行います。

利用停止請求書の受理
本人確認
個人情報の利用停止審査
利用停止決定
利用停止決定通知書の送付

利用停止請求書の受理
研究所の保有する個人情報の利用停止請求はどなたでもすることが可能ですが、次の条件のどれかに該当する必要があります。
（1）研究所が行った個人情報開示決定に基づき、開示請求者が個人情報の開示を受けていること。
（2）研究所から行政機関の長に開示請求事案を移送した場合で、移送を受けた行政機関の長が、行政機関の保有する個人情報の保護に関する法律に基づく開示決定を行い、開示請求者が個人情報の開示を受けていること。
（3）他の法令の規定により、開示請求者に対し、開示請求に係る保有個人情報を同一の方法で開示することとされている場合で、開示請求者がその開示を受けていること。
また、利用停止請求できるのは本人の情報のみです。
本人確認
研究所は、利用停止請求書を受理する際に、本人若しくは本人の情報を利用停止請求できる法定代理人であるかどうか、書類により確認を行います。
個人情報の利用停止審査
研究所は、利用停止請求のあった個人情報の利用停止審査を行います。
利用停止決定
研究所は、個人情報の利用停止決定を、法に基づき利用停止請求書を受理してから、原則として30日以内に行います。
利用停止決定通知書の送付
研究所は、利用停止決定通知書を利用停止請求者あてに郵送したのち、速やかに個人情報を利用停止いたします。

【留意事項】

利用停止請求書の提出方法は、（1）直接研究所に来所して提出する方法、（2）研究所に郵送する方法がありますのでどちらか希望する方を選択してください。
利用停止請求は、研究所の保有する個人情報の開示を受けてから、90日以内に利用停止請求書を提出する必要があります。90日以内に利用停止請求書を提出できない場合は　　改めて個人情報の開示請求を行う必要があります。
本人確認に必要な書類は次のとおりです。
（1）運転免許証（有効期限内であるもの）
（2）健康保険被保険者証（有効期限内であるもの）
（3）外国人登録証明書（有効期限内であるもの
（4）住民基本台帳カード（有効期限内であるもの）
（5）その他研究所が本人確認できると認めた書類
これらの本人確認書類で、本人の氏名、住所が記載されているのものを1点提示又は提出してください。
顔写真のない本人確認書類については、必要に応じて、別途本人確認書類を1､2点提示又は提出していただく場合があります。
どのような書類が本人確認書類に当たるのか分からない場合は、企画調整部企画評価課に連絡してください。（TEL072-641-9832）
利用停止請求書に記載されている氏名と住所等が、本人確認書類と一致しているか研究所にて確認を行いますので正確に記入いただきますようお願い致します。一致していない場合は、別の本人確認書類の提示又は提出を求めたり、利用停止請求書を受理しない場合があります。
研究所に直接来所して利用停止請求書を提出する場合は、3．（1）～（5）のうち、いずれかの本人確認書類の原本を持参の上提示してください。研究所で本人確認書類のコピーを取らせていただきます。
郵送で利用停止請求書を提出する場合は、3．（1）～（5）のうち、いずれかの本人確認書類のコピーと、住民票の写し又は外国人登録原票の写し（発行日より30日以内もの。コピー不可。）を併せて提出してください。また、郵送による利用停止請求の場合は、研究所から利用停止請求者あてに電話確認をさせていただきます。
法定代理人が利用停止請求者の場合は、法定代理人が本人であることを確認するために必要な書類、3．（1）～（5）のうち、いずれかを、直接来所又は郵送の方法により提示又は提出をしていただき、併せて法定代理人であることを証明する戸籍謄本原本又は登記事項証明書原本（発行日より30日以内のもの。コピー不可。）を提出してください。
法定代理人が利用停止請求者の場合で、研究所が個人情報の利用停止決定する時点で本人の法定代理人でない場合でも、個人情報の利用停止請求をすることができます。
研究所の保有する個人情報の利用停止請求手数料は無料です。
研究所の保有する個人情報の利用停止決定には所定の審査手続きが必要となりますので、利用停止請求と同時に利用停止を実施することはできません。
研究所に利用停止請求された個人情報が大量である場合や、利用停止審査に時間を要する場合など30日以内に個人情報の利用停止決定ができない場合があります。この場合は法に基づき、（1）30日間の利用停止期限延長を行い、60日以内に利用停止決定を行うか、（2）期限を定めて個人情報を分割して　利用停止決定させていただく場合があります。これらの場合は別途書面にて通知させていただきます。
また、必要に応じて、研究所から、利用停止請求書に記載されている個人情報の利用停止請求内容について電話等で補正を求める場合があります。
研究所に利用停止請求された個人情報が、他の独立行政法人等や行政機関から提供されたものである場合や正当な理由がある場合には、他の独立行政法人等や行政機関に事案を移送する場合があります。その場合には別途書面にて利用停止請求者に通知いたします。
研究所に利用停止請求された個人情報が存在しない場合や、法に基づく存否の応答拒否を行った個人情報及び審査の結果、個人情報を利用停止できない場合は、利用停止請求者に不利用停止決定通知書を郵送いたします。不利用停止の場合はその理由を不利用停止決定通知書に記載いたします。
その他不明の点については、医薬基盤研究所企画調整部企画評価課（TEL072-641-9832）まで照会いただきますようお願いいたします。

【異議申立てについて】

利用停止請求者からの異議申立て
利用停止請求者は、個人情報利用停止（不利用停止）決定に不服がある場合は、行政不服審査法に基づき、通知を受け取ってから60日以内に研究所に対して異議申立てをすることができます。異議申立てをする場合は書面で提出いただきますようお願いいたします。利用停止には部分利用停止を含みます。
利用停止請求者の異議申立てを受けた研究所の対応
研究所は、利用停止請求者から提出された異議申立書を適法と認めたときは、（1）個人情報利用停止（不利用停止）決定通知を取り消して個人情報の利用停止を行うか、（2）情報公開・個人情報保護審査会へ諮問をするかどちらかを判断します。個人情報を利用停止する場合は、その旨を利用停止請求者に書面で通知するとともに、速やかに個人情報を利用停止いたします。情報公開・個人情報保護審査会に諮問した場合は、利用停止請求者に対して諮問したことを書面で通知いたします。
情報公開・個人情報保護審査会からの答申とこれを踏まえた研究所の対応
研究所が情報公開・個人情報保護審査会に諮問を行い、同審査会がこれに対する答申をしたときは、同審査会の答申を踏まえ、研究所は利用停止（不利用停止）決定について再決定を行い、利用停止請求者に書面で通知いたします。研究所が個人情報を利用停止することになった場合は、通知後速やかに個人情報を利用停止いたします。

個人情報開示請求手続きの流れ

個人情報開示請求手続きの流れ個人情報の利用停止決定は、開示請求を受けたときから、原則として30日以内に行うことになっています。
（法第40条第1項）

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